Sólo tiene sentido instalarlos en farmacias con gran competencia donde un hecho diferencial como es la mejora de gestión y atención al cliente puede hacer aumentar sus ventas.
Uno de los principales problemas a los que se enfrentan las farmacias es la pérdida de tiempo en la gestión y búsqueda de medicamentos, provocando situaciones negativas como la espera, la falta de tiempo para una atención más personalizada y como consecuencia, la pérdida de clientes.
Este inconveniente y la necesidad de mejora en la gestión de los stocks han hecho que aparezcan los sistemas de dispensación automática de productos farmacéuticos. El dispensador automático facilita el trabajo del farmacéutico al automatizar la búsqueda de la medicina requerida, aumentando la dedicación al cliente y reduciendo los tiempos no productivos y las colas.
Un dispensador automático de productos es un dispositivo cuya misión principal es la de mejorar la gestión de un almacén, facilitar y reducir las tareas del usuario y optimizar el aprovechamiento del espacio destinado a almacén. Mediante combinación de elementos mecánico / electrónicos y un sistema de control, su utilización permite automatizar la carga del almacén con identificación de los productos, colocación automática, gestión del almacén (caducidades, históricos,..), la selección de un producto a través de un terminal informático y el transporte del producto seleccionado hasta el punto de llegada.
Ventajas
En el caso de aplicación a oficinas de farmacias, un dispensador – almacén automático ofrece:
- Optimización del tiempo.
Reduciendo las labores burocráticas que no aportan ningún tipo de valor ni para el farmacéutico ni para el cliente como pueden ser el guardar, extraer y organizar los medicamentos. Este aspecto se agrava con la existencia de los genéricos en las que productos con marcas diferentes tienen la misma función y que por tanto es conveniente tener controlada su ubicación para considerarlos alternativos en caso de que de alguno de ellos no se disponga de stock.
- Aprovechamiento de espacio físico de la farmacia.
Aportando una reducción física importante de la zona dedicada a almacén y utilizando aquellos espacios que serían inviables si el almacenamiento se realizará de forma manual como pueden ser altillos, sótanos o espacios de difícil accesibilidad. Nueva distribución de la oficina de farmacia, donde se observa una reducción importante del espacio dedicado al almacenamiento y un aumento notable de la superficie destinada a la atención al público.
- Mayor disponibilidad para una atención personalizada al cliente.
Un mejor asesoramiento. Los licenciados de farmacia consultados han observado que aproximadamente un 60% del tiempo que dedican a la atención al cliente lo invierten en buscar y dispensar el medicamento.
- Control y gestión de stocks.
Completamente automatizado con posibilidad de realizar inventarios automáticos, han de permitir una reducción de stocks para un mismo nivel de servicio, mejorando la gestión de las caducidades y lotes y evitando los problemas derivados de la acumulación innecesaria de productos: roturas, pérdidas, y obsolescencia.
También supone una ventaja importante el aumento de empleo de personas con algún tipo de disminución física donde el dispensador automático realiza las tareas que requeriría la intervención de una persona sin ningún tipo de minusvalía.
Las farmacias equipadas con dispensadores automáticos pueden aumentar sus ventas entre un 10 y 20%, e incrementar las ventas adicionales porque los auxiliares y farmacéuticos pasan más tiempo con el cliente.
Inconvenientes
Como principales inconvenientes se podría hacer mención de su importante inversión y limitada vida media (unos 15 años) con retornos de inversión largos estimados en un período de 5 a 10 años.
Los avances tecnológicos convertirán en obsoleta cualquier instalación actual, aunque técnicamente su vida pueda prolongarse más allá de este período.
También supone una inconveniencia la no aceptación del 100% de los productos para ser almacenados automáticamente. El excesivo tamaño, las formas complejas o no regulares de los envases y los envoltorios deteriorados generalmente no permiten su entrada en el sistema.
Caso práctico
Se prevé la instalación de un sistema robotizado de coste 120.000 € en una farmacia cuyo volumen de ventas anual es de 500.000 €, con unos márgenes sobre ventas del 27% y con previsión de que su robotización puede comportar un aumento de ventas del 15%. El coste del capital se cifra en un 5%, un coste de mantenimiento anual del robot del 5% sobre su precio de venta y un periodo de tiempo de la inversión de 10 años que se supone la vida del robot.
En un escenario conservador, se prevé que las ventas se mantengan en la misma proporción y sólo están afectadas por el incremento derivado del coste de capital.
- Inversión: 120.000 €
- Facturación anual actual: 500.000 €
- Margen: 27%
- Previsión aumento ventas con robot: 15%
- Mantenimiento robot año: 5% coste robot
- Coste capital: 5%.
Dos parámetros muy usados a la hora de calcular la viabilidad de un proyecto son el VAN y el TIR.
El resultado es:
VAN (Valor Actual Neto) : 15.715 €
TIR ( Tasa Interna de Retorno ): 7,62 %
La fórmula para el cálculo del VAN es la siguiente, donde I es la inversión, Qn es el flujo de caja del año n, r la tasa de interés con la que estamos comparando y N el número de años de la inversión:
Otra forma de calcular lo mismo es mirar la Tasa Interna de Retorno, que sería el tipo de interés en el que el VAN se hace cero. Si el TIR es alto, estamos ante un proyecto empresarial rentable, que supone un retorno de la inversión equiparable a unos tipos de interés altos que posiblemente no se encuentren en el mercado. Sin embargo, si el TIR es bajo, posiblemente podríamos encontrar otro destino para nuestro dinero.
Cualquier desviación en la previsión de ventas, coste del robot o incidencia en el coste de capital puede fácilmente convertir esta inversión en desaconsejable desde el punto de vista financiero.
Otra forma de calcular lo mismo es mirar la Tasa Interna de Retorno, que sería el tipo de interés en el que el VAN se hace cero. Si el TIR es alto, estamos ante un proyecto empresarial rentable, que supone un retorno de la inversión equiparable a unos tipos de interés altos que posiblemente no se encuentren en el mercado. Sin embargo, si el TIR es bajo, posiblemente podríamos encontrar otro destino para nuestro dinero.
Cualquier desviación en la previsión de ventas, coste del robot o incidencia en el coste de capital puede fácilmente convertir esta inversión en desaconsejable desde el punto de vista financiero. 
TENDENCIAS
Están apareciendo nuevas tecnologías y modelos de gestión que pueden propiciar una más rápida implantación de los sistemas robotizados para farmacias.
Todo ello ligado a las herramientas que ya proporciona Internet y que van desde plataformas de e-commerce para la comercialización de parafarmacia, plataformas para la compra conjunta de grupos, hasta sistemas CRM ligados a la atención farmacéutica, han de ser aspectos que puedan ser complementados con un sistema robotizado de dispensación. La receta electrónica facilitará mucho la dispensación automática ya que servirá de nexo entre la informática, la comunicación y la robótica. Su implantación puede motivar en algunos casos, la aparición de nuevos métodos de dispensación y venta a través de máquinas expendedoras automáticas, sin la intervención del farmacéutico.
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